8:47

S01:E18 Dec 26, 2022

#018 Resumen del año 2022 y novedades

Pulsa en este enlace para ver las notas completas del episodio. En el episodio de hoy daré un repaso de lo que hemos visto en los episodios anteriores y adelantaré de algunos cambios que tendrán lugar en este podcast a partir del próximo año. Un repaso desde el inicio (1-Sep-2022) El primer episodio fue emitido el 1 de septiembre y sólo trataba de describir lo que vendría a ser este programa de podcast. Empecé fuerte con el episodio 2 ya que traté sobre tres potenciales desastres con los que te puedes encontrar en tu asesoría o despacho profesional y cómo protegerte de ellos. El gran desafío de los despachos es poder aumentar la facturación sin tocar la cuota del cliente y eso lo abordé en el episodio 3 así como consejos a la hora de planificar la estrategia con tu cliente. Uno de los episodios más vistos y que resuelve una duda muy habitual es el episodio 4 que trata sobre la diferencia entre firma electrónica y firma digital. Si quieres ver cómo aprovechar las herramientas Google para Asesorías puedes escuchar el episodio 5 en el que te detallo varios usos destacados de esta herramienta en nuestro entorno. Si te gusta este podcast, subscríbete <cite>Diario Asesor</cite> Seguimos repasando este programa de podcast recordando el episodio 6 en el que tratamos de como mejorar la imagen digital de tu asesoría y cómo usar un dominio propio y web. Seguimos con una alerta y consejo de como puedes protegerte de estafas recibidas principalmente por correo no deseado o SPAM. Todo esto lo encontrarás en el episodio 7. En el episodio 8 comenté la forma de realizar la facturación del mes en 10 segundos. Este episodio, junto con el de la diferencia entre firma electrónica y firma digital son los más escuchados. Tratamos también de lo más importante para cualquier empresa, la copia de seguridad. En el episodio 9 vimos varias opciones pero sobre todo la importancia de tenerlas automatizadas. Si trabajas a baja velocidad, escucha el episodio 10 en el que tratamos de como mejorar los equipos del despacho, a veces con un par de cambios tenemos excelentes resultados. Por cierto, comparte estos episodios en redes sociales <cite>Gracias 😉</cite> Continuamos con uno de los cambios más espectaculares que puedes hacer en el despacho. En el episodio 11 te expliqué las ventajas de aumentar el número de monitores por puesto. Si sigues utilizando un monitor, te animo a que escuches el programa. En el episodio 12 traté la transición generacional de una asesoría, de las dificultades que pueden surgir y la necesaria generosidad de todas las partes. Pero, ¿cuándo es el momento de cambiar de programas?, pues esa pregunta del millón lo tratamos en el episodio 13 donde vimos las razones para hacerlo. ¡Échale un vistazo! Cuando alguien me pregunta a partir de mi experiencia, cuál es la clave del éxito de una asesoría mi respuesta es: “La equilibrio perfecto de Personas, Procesos y Servicios” y de ese detalle trato en el episodio 14. Compartir nuestra especialidad a los demás y aprovecharnos de la experiencia de otros despachos es el tema tratado en el episodio 15. Las sinergias permiten especializarnos y distinguirnos en materias que dominamos y aprovecharnos de las fortalezas de los demás permite dar un servicio de calidad a nuestros clientes. Analizamos cuál es la versión de Windows más idónea para asesorías y despachos profesionales en el episodio 16 y como puede reducir el coste en tecnología a la par que mejora la organización y seguridad interna del despacho. Y finalmente llegamos al episodio 17 de la semana pasada donde mostramos como una oportunidad, las criptomonedas, y la necesidad de formarnos en la materia y prepararnos en las normativas que están por venir. Hasta aquí el resumen de los temas tratados en episodios anteriores que podrás recordar y acceder directamente con los enlaces que encontrarás en cada párrafo. Estadísticas En cuanto a las estadísticas del canal, lo primero a destacar es que Spotify me envió un correo indicándome que había creado un 55% más de contenido que otros creadores de la categoría de negocios. Por otro lado, las estadísticas por plataforma señalan que el 57% de usuarios escuchan este programa desde el móvil, un 16% lo escuchan desde la web a través del blog de salitel.com y un 16% lo escuchan pidiéndoselos a su asistente personal (no me detalla si es Alexa, Siri o Google Assistant). En este punto, te recuerdo nuevamente que te suscribas si no lo has hecho ya y que le des a la campanita o a las notificaciones para que te avise de cuando publique un nuevo episodio. Novedades para el 2023 A partir del próximo año vamos a realizar algunos cambios en el programa. Hasta ahora han sido programas monográficos como tema único pero para el próximo año estoy pensando en hacer el programa destacando las noticias de actualidad y la normativa más relevante. Por supuesto, con los enlaces a las mismas desde las notas de cada episodio para que sea una herramienta de consulta. También haré episodios monográficos de vez en cuando de temas que considere de interés y también con los temas que los oyentes puedan hacerme llegar. Te recuerdo que puedes ponerte enviarme un mensaje con los datos de contacto que tienes al final de cada episodio. Otro cambio que ya te habrás dado cuenta es que desde la semana pasada se publican los episodios los martes por la mañana. Cuéntame si este cambio te gusta. También estoy cambiando el diseño de las miniaturas, los cover de cada episodio y pondré en marcha también en breve algún short, reel o como se quiera llamar en cada red social que son vídeos de 1 minuto en formato vertical. También está de camino cambios en la web, logos y más cosas que iré anunciando más adelante. Tu opinión importa Pero lo más importante, como siempre, es que me des tu opinión a través de los comentarios que estaré leyendo, a través de las redes sociales o con el formulario de contacto. ¡Muchas gracias, felices fiestas, feliz Navidad y feliz año nuevo!

10:48

S01:E17 Dec 19, 2022

#017 Criptoactivos: Una oportunidad para los despachos

Pulsa en este enlace para ver las notas completas del episodio. El mundo evoluciona rápidamente y los despachos no pueden hacer otra cosa que adaptarse a los nuevos tiempos. Hoy tratamos el tema de los criptoactivos que se espera que puedan ser reguladas en breve y por ello debemos estar preparados para detectar oportunidades de negocio. Pero antes de nada vamos a ver algunos términos que empezamos a escuchar cada vez más a menudo y que tenemos que dominar para poder dar respuesta a los nuevos retos fiscales que se derivan de ello. Criptoactivos Los criptoactivos son una forma digital de moneda que utiliza criptografía para asegurar las transacciones y controlar la creación de nuevas unidades. Estos activos digitales se basan en una tecnología denominada «cadena de bloques» o Blockchain, que es un libro mayor distribuido que registra todas las transacciones de criptoactivos realizadas. ¿Qué es la cadena de bloques o blockchain? La cadena de bloques es una base de datos distribuida que se utiliza para almacenar un registro de transacciones de criptoactivos. Cada transacción se incluye en un bloque, y cada bloque se vincula a los bloques anteriores mediante un enlace criptográfico, formando una cadena de bloques. La cadena de bloques es segura y resistente a la manipulación, ya que cada bloque contiene una prueba criptográfica que verifica que el bloque es auténtico. Una de las principales ventajas de los criptoactivos en una Blockchain es que son descentralizados, lo que significa que no están controlados por una entidad central como un banco o un gobierno. En su lugar, son mantenidos por una red de usuarios que participan en la verificación y validación de las transacciones. Esto hace que los criptoactivos sean resistentes a la censura y a la interferencia gubernamental, lo que los convierte en una opción atractiva para aquellos que buscan una forma de moneda digital segura y descentralizada. Todo comenzó con el Bitcoin Bitcoin es una criptomoneda descentralizada, es decir, una moneda digital que se basa en la tecnología de la cadena de bloques. Fue creada en 2009 por un individuo o grupo de individuos conocidos bajo el seudónimo de Satoshi Nakamoto. Bitcoin es descentralizado, lo que significa que no está controlado por una entidad central como un banco o un gobierno. En su lugar, es mantenido por una red de usuarios que participan en la verificación y validación de las transacciones. Esto hace que Bitcoin sea resistente a la censura y a la interferencia gubernamental. A diferencia de otras monedas, Bitcoin no está respaldado por ningún gobierno o institución financiera y su valor se basa únicamente en la confianza de los usuarios. Aunque el valor de Bitcoin ha fluctuado significativamente en el pasado, ha atraído a muchos inversores debido a su potencial de valorización y a su carácter descentralizado. Sin embargo, también es importante tener en cuenta que el mercado de criptomonedas es altamente volátil y que invertir en Bitcoin conlleva un alto riesgo. ¿Qué son los contratos inteligentes? Los contratos inteligentes son programas informáticos que automatizan la ejecución de acuerdos entre dos o más partes. Estos contratos se basan en la tecnología de la cadena de bloques y se ejecutan de manera automática cuando se cumplen ciertas condiciones predefinidas. Los contratos inteligentes son utilizados principalmente en el ámbito de las criptomonedas, ya que permiten que se realicen transacciones automáticas cuando se cumplen ciertas condiciones. Por ejemplo, un contrato inteligente podría utilizarse para transferir automáticamente fondos de una cuenta a otra cuando se cumpla una condición específica, como el pago de una factura. Los contratos inteligentes tienen una serie de ventajas, como la eficiencia y la seguridad. Al ser programas informáticos, no están sujetos a errores humanos y se ejecutan de manera automática una vez que se han establecido las condiciones. Además, al estar basados en la tecnología de la cadena de bloques, los contratos inteligentes son seguros y resistentes a la manipulación. ¿Qué son las DeFi? DeFi es el acrónimo de «Finanzas Descentralizadas». Se refiere a un conjunto de plataformas y servicios financieros basados en la tecnología de la cadena de bloques que ofrecen una amplia variedad de servicios financieros descentralizados. Las plataformas de DeFi ofrecen una amplia gama de servicios financieros, como préstamos, inversiones, pagos y transferencias de dinero. Muchas de estas plataformas son descentralizadas, lo que significa que no están controladas por una entidad central como un banco o un gobierno. En su lugar, son mantenidas por una red de usuarios que participan en la verificación y validación de las transacciones. Una de las principales ventajas de la DeFi es que permite a los usuarios acceder a servicios financieros sin la intervención de una entidad central. Esto hace que la DeFi sea resistente a la censura y a la interferencia gubernamental, lo que la convierte en una opción atractiva para aquellos que buscan una forma descentralizada de realizar transacciones financieras. Sin embargo, también es importante tener en cuenta que el mercado de criptomonedas es altamente volátil y que invertir en DeFi conlleva un alto riesgo. ¿Qué es una stablecoin? Una stablecoin es una criptomoneda que está respaldada por un activo real, como una moneda fiat (por ejemplo, el dólar estadounidense o el Euro), un metal precioso (como el oro) o una moneda digital respaldada por una empresa (como el dólar Tether). La idea detrás de las stablecoins es ofrecer una moneda digital que tenga un valor estable y que no esté sujeta a las fluctuaciones del mercado de criptomonedas. Al estar respaldadas por un activo real, las stablecoins se consideran más estables que otras criptomonedas, como el Bitcoin, que no están respaldadas por ningún activo específico. Las stablecoins se pueden utilizar para realizar transacciones y pueden ser intercambiadas por otras monedas digitales o monedas fiat. Algunas stablecoins se emiten por empresas privadas, mientras que otras son emitidas por bancos centrales. Es importante tener en cuenta que, aunque las stablecoins se consideran más estables que otras criptomonedas, todavía pueden estar sujetas a cierto grado de volatilidad y pueden no ser adecuadas para todos los inversores. Además, es importante investigar cuidadosamente la empresa o entidad que emite la stablecoin y asegurarse de entender cómo está respaldada y cómo se emitirá y distribuirá. ¿Qué son las CDBC? Según la definición del banco de España, es una moneda digital de banco central o CDBD por sus siglas en inglés (Central Bank Digital Currency) es una nueva forma de dinero emitida de forma electrónica por un banco central. Los bancos centrales buscan emitir sus propias monedas digitales con el objetivo de mejorar el sistema de pagos dado el aumento de los pagos electrónicos y el descenso del uso del efectivo, pero también porque la creación de instrumentos electrónicos de pago privados no regulados, como las stablecoins, puede poner en riesgo la estabilidad financiera. Aunque parezca que el Euro Digital puede ser más seguro por el respaldo de las instituciones económicas, lo cierto es que llevan consigo una gran amenaza que es el poder controlar hasta el último céntimo dónde nos gastamos nuestro dinero. Además, la tecnología permite, y seguro que lo aprovecharán, limitar el uso que se hace del dinero, incluso ponerle fecha de caducidad. Se abre por tanto una fuerte brecha importante para la privacidad por el uso del dinero. Legislación Aunque han aparecido alguna referencia en la última declaración de IRPF sobre los criptoactivos lo cierto es que la legislación está por desarrollar. Inicialmente se apuntaba que se tenían que declarar en el modelo 720 pero finalmente la Agencia Tributaria emitió una declaración informativa en la que señalaba que de momento los contribuyentes no tendrán que presentar este modelo. Modelo que consideraba que las criptomonedas estaban en el extranjero y que el TJUE (Tribunal de Justicia de la Unión Europea) anuló las sanciones que incluía por considerarlas desproporcionadas. Con todo este panorama, estamos entonces a la espera de que se desarrolle una normativa clara y razonable para este tipo de activos. El Consejo de la Unión Europea ha aprobado recientemente las bases de la Ley MiCA (Reglamento sobre los Mercados de Criptoactivos) que regula el Bitcoin y los demás criptomonedas. La Ley cuenta con más de 100 artículos que puedes descargarlo en este enlace. El siguiente trámite por la que debe pasar esta Ley es por la Comisión de Asuntos Económicos y Monetarios del Parlamento para que se apruebe y se publique previsiblemente a inicios de 2023. Esa Ley exigirá a los Exchanges, que son las plataformas que permiten intercambiar dinero Fiat a Criptoactivos, tener una licencia para ofrecer sus servicios en la región. También obligará a crear una base de datos de los usuarios que utilicen sus plataformas. Conclusiones La Blockchain es el avance más revolucionario que se ha producido en el ecosistema de Internet, permitiendo un registro público y sin intermediarios de activos e información. Permite la autocustodia de tus activos y la transferencia sin necesidad de terceros. La legislación está por escribir por lo que tendremos que aprovechar para formarnos en este asunto y estar preparado para que el aumento de la adopción, que ahora está situado en el 10% en España. Al final, se trata de prepararnos para la oportunidad que vendrá con el aumento de la adopción cripto.

8:50

S01:E16 Dec 11, 2022

#016 La versión de Windows para Asesorías

Pulsa en este enlace para ver las notas completas del episodio. Hoy vamos a ver cual es la mejor configuración de Windows para Asesorías y es que cuando comenzamos nuestra actividad, la mayoría de despachos empiezan con un equipo pero luego, a medida que pasa el tiempo y aumentan las necesidades y los colaboradores. En ese momento, ponemos un equipo más, lo conectamos a la red y dejamos un equipo la información para que sea compartida por el otro. Seguimos creciendo y acabamos teniendo un equipo normal compartiendo la información con muchos puestos sin darnos cuenta de que esta configuración es insuficiente. Necesitamos dar el salto a una configuración adecuada a ese tamaño del despacho. Windows para Asesorías Cuando lleguemos a unos 5 puestos de trabajo ya debemos pensar en un servidor dedicado. El motivo es que normalmente, con ese tamaño del despacho tenemos una fuerte necesidad de controlar la seguridad del acceso a los datos, definir carpetas privadas y asegurarnos de que se hacen copia de seguridad de toda la información. Para ello instalaremos un equipo servidor con la versión de Server de Windows que tiene funcionalidades especialmente diseñadas para equipos de trabajo. Concretamente, el servicio de Windows Server que mejor se adapta a los despachos se llama “Escritorio Remoto”. Características del Escritorio Remoto Si no has escuchado antes esto de “Escritorio Remoto” déjame que te explique que se trata de la posibilidad de conectarnos a la vez varios usuarios a un mismo ordenador manteniendo cada uno su propia configuración. Esto se consigue gracias al protocolo RDP que permite transmitir a través de nuestra conexión la imagen de lo que se está ejecutando en el servidor y envía lo que escribimos y los movimientos del ratón. Es decir, las aplicaciones que estemos usando no se ejecutan en el equipo desde el que accedemos al servidor sino que lo ejecuta el propio servidor y desde nuestro puesto lo controlamos. Microsoft, que es el propietario de este software, dispone de forma gratuita de programas para acceder desde ordenadores con Windows, Mac, iPad, tabletas, etc. Incluso se puede acceder desde dispositivos móviles, aunque por el tamaño no resulta nada cómodo. Aún así, nos puede sacar de un apuro el poder acceder a consultar algún dato de nuestro despacho. Ventajas del Escritorio Remoto de Windows Server La ventaja se puede intuir, acceso universal desde cualquier lugar sin tener que instalar las aplicaciones, con la velocidad constante con la que funciona el servidor y con la posibilidad de retomar el trabajo aunque se corte la conexión. Es decir, si estamos trabajando, por ejemplo, metiendo una factura en contabilidad y se nos rompe nuestro puesto de trabajo. Aparte del disgusto, nos sentaríamos en otro equipo y al identificarnos con nuestras credenciales, aparecerá de nuevo nuestro programa en el punto donde lo dejamos ya que el servidor no ha dejado de ejecutar la aplicación. Sólo nos hemos desconectado. A nivel organizativo está mucho más estructurado. He visto en numerosas ocasiones como en los despachos mantienen en los escritorios numerosos archivos de los que no se hace copia de seguridad. Al tener todos los datos en el mismo servidor podremos incluirlo en la copia de seguridad sin depender que los puestos estén encendidos o no. Realmente en los puestos ya no sería necesario instalar ningún programa, todo estaría centrado en el servidor. Además de la copia de seguridad, otro gran avance es en las actualizaciones. Podremos ver qué usuarios tienen la sesión abierta y si tiene archivos de la aplicación que necesitemos cerrar para, por ejemplo, realizar una actualización de alguna aplicación. Incluso podremos cerrarle la sesión. Esta misma forma de trabajar es la que se emplea si se contrata un ordenador en la nube en lugar de tenerlo físicamente en el despacho. (Configura tu servidor en la nube) Otra ventaja añadida es que ahorra en el coste tecnológico ya que con el “Escritorio Remoto” ya no es necesario actualizar los equipos (salvo extrema antigüedad) precisamente porque las aplicaciones se ejecutan en el servidor. La gran ventaja, que conlleva el uso de “Escritorio Remoto” es la seguridad. Podemos definir prácticamente cualquier parámetro en la seguridad de acceso a las carpetas del servidor. Configurar las políticas de permisos permite asegurarnos el cumplimiento normativo en materia de protección de datos y también mantiene a buen recaudo la confidencialidad de los datos almacenados. ¿Es seguro? Como ya he comentado, una de las mejoras fundamentales del uso del “Escritorio Remoto” es precisamente la seguridad interna. Para poder acceder desde fuera del despacho o a nuestro equipo en la nube debemos activar el puerto de acceso y por ahí siembre puede haber posibilidad de que alguien intente entrar. Por esa razón es importante dotar de buenas contraseñas, nada de 1234 o poner password cambiando la o por un cero pensando que hemos sido muy ingeniosos porque todas esas contraseñas serán utilizadas para intentar entrar. El protocolo RDP prevé cifrar la contraseña que utilizamos por lo que si mantenemos actualizado el sistema sólo será posible entrar ante una débil contraseña. Lo que sí que puede pasar, aunque es evitable, es que los bots que intentan una y otra vez entrar con diferentes contraseñas hagan que el servidor se congestione rechazando todas esas peticiones y baje considerablemente la velocidad de proceso. Eso lo podemos comprobar entrando al visor de sucesos de Windows, en el apartado de seguridad. Como digo, es evitable, porque con esta aplicación puedes protegerte de ataques al servidor. Conclusiones El “Escritorio Remoto” de “Windows Server” permite organizar el trabajo en tu despacho de forma óptima, con seguridad y a un coste menor que sería de actualizar toda la red. Viene a ser necesario cuando alcanzamos los 5 puestos aproximadamente o cuando queramos implantar medidas de seguridad de los datos a un nivel que no ofrece un Windows de escritorio como puede ser el Windows 10. ¿Y tú? ¿Estás utilizando ya el Escritorio Remoto en tu despacho? ¿Te lo estás pensando? Ponlo en un comentario 😉

5:22

S01:E15 Dec 4, 2022

#015 Sinergias entre asesorías

Pulsa en este enlace para ver las notas completas del episodio. Normalmente cuando vamos a contratar un servicio preferimos contratar al especialista, aunque conozcamos a otro profesional que de forma genérica pueda también ayudarnos en esa tarea. Eso es porque queremos que el trabajo se realice con las mejores garantías. En el caso de los despachos profesionales tenemos que aplicar la misma regla y por eso debemos especializarnos y hacer público esa especialidad y a su vez crear sinergias entre asesorías que puedan estar especializadas en asuntos que para nosotros representa un esfuerzo por tratarse de materias que no tratamos habitualmente. Sinergias entre asesorías El desafío está en conseguir la confianza necesaria para poder llegar a un acuerdo con otro despacho de tal forma que todo el mundo salga ganando. Además, proyectos o clientes de mayor envergadura difícilmente pueden llevarse a cabo en solitario y contar con alianzas en el sector te puede acercar a nuevos objetivos. ¿Dónde podemos encontrar colaboradores especialistas? Un foro muy adecuado para encontrar a especialistas con los que colaborar es a través de las asociaciones profesionales que a menudo organizan reuniones o congresos. Las redes sociales también son un medio para mostrar a los demás nuestras especialidades y ver quien podría realizar colaboraciones. En este caso la red social más adecuada es LinkedIn. Servicio a asesorías como modelo de negocio La sinergia también puede llegar a un punto en el que se convierta en un servicio más del despacho orientado a otros despachos. No como un caso puntual sino como algo permanente. Me viene a la memoria dos casos concretos. Por un lado, un despacho que desarrolló un protocolo para realizar el “compliance” que es un modelo de prevención y cumplimiento normativo cuya finalidad es evitar responsabilidades penales a la empresa. Además desarrolló una aplicación con el objetivo de prestar un servicio a otros despachos. Este es un ejemplo de especialización. Otro ejemplo, es un un grupo de profesionales que se especializaron en realizar trámites ante la administración con idea de prestar el servicio a las asesorías o gestorías. Además, como hacen tantas gestiones diferentes de cada despacho les permite asesorar en trámites menos habituales. La sinergia más habitual La sinergia que más me he encontrado son despachos laborales que prestan servicios a despachos fiscales. Bien de manera oficial o prestando esa tarea discretamente haciendo que el despacho fiscal aparentemente preste ambos servicios. Conclusión Crear sinergias permite ampliar horizontes, ver las relaciones entre despachos de forma diferente y permite alcanzar metas que en solitario resultan inaccesibles. Me gustaría que comentases si has realizado alguna sinergia en tu caso y si te ha sido provechosa. Déjame un comentario que te estaré leyendo.

7:25

S01:E14 Nov 27, 2022

#014 La clave del éxito: Personas, Procesos y Servicios

Pulsa en este enlace para ver las notas completas del episodio. Hace mucho tiempo me preguntaron, por mi larga experiencia en asesorías y despachos profesionales, cual era la clave del éxito para que un despacho triunfe. La clave del éxito Mi respuesta fue: Es el equilibrio perfecto entre Personas, Procesos y Servicios. Porque no podemos descuidar ninguno de estos tres ámbitos si queremos perdurar y tener éxito. Las tres partes de este axioma son importantes y descuidar cualquiera nos hará perder dinero y clientes y se convertirá en un freno para el desarrollo del despacho. Voy a detallar cada apartado indicando la apuesta que debes realizar para poner en valor cada ámbito porque todo eso repercute en un aumento de facturación y de clientes. Las personas Siempre hay que poner el foco en las personas. Sencillamente, todo funciona mejor si las personas que tienen que realizar esas tareas están bien preparadas y se encuentran en un entorno de trabajo positivo. Por eso es importante, liderar e inspirar a los equipos en el despacho, para que el desempeño de las tareas sea armonioso y cooperativo. Debemos ayudar al que lo necesite y felicitar por los logros conseguidos. Los logros de nuestro equipo son nuestros éxitos. Apostemos por la formación, tanto legal como tecnológica para que el trabajo que se realiza a diario no encuentre los cuellos de botella o los malos hábitos que hacen que el tiempo empleado para una tarea sea superior al necesario porque nadie le ha dicho una mejor forma de hacerlo. Una máxima sería: las felicitaciones en público y los cuestionamientos en privado. De esa forma mantendremos un entorno positivo que es muy, muy importante porque se transmite al cliente final y a la calidad del trabajo realizado. Los procesos Tenemos personas positivas y motivadas, ahora tenemos que dotarles de herramientas que les faciliten la tarea diaria. Que no tengan que repetir los procesos, como te comenté en el programa de la semana pasada (#013 ¿Cuándo es el momento de cambiar de programas?), si no tienes herramientas de productividad que te permitan hacer el doble de trabajo estás perdiendo dinero. La tecnología nos tiene que permitir liberar el tiempo necesario para escuchar a nuestros clientes, porque lo demandan, porque necesitan esa atención. Pero también nos tiene que permitir hacer acciones de marketing. Constantemente necesitamos aumentar el número de clientes si no queremos decrecer. Necesitamos un ecosistema que enlace todos los departamentos y nos permita conectarnos con el cliente para que el flujo de información esté automatizado. Para qué queremos contabilizar a mano si el cliente puede hacerle una foto a la factura o escanearla desde su empresa, por ejemplo. Ese ecosistema que tenemos nosotros ahorra mucho dinero a los despachos. Estas son algunas de las herramientas de productividad comentadas en el episodio de hoy: Escáner de facturas – Para escanear facturas, no sólo en el despacho sino también el cliente final. Babelia – Para unir el programa de gestión del cliente final al la contabilidad del despacho o importar desde hojas de cálculo. Express – Permite notificar y entregar la documentación que se genera en el despacho de forma automatizada. Los servicios Queremos facturar más porque los costes han subido pero no podemos o no queremos subir la cuota pues no nos queda otra que aumentar los servicios. En el episodio 4 que tenía como título “Alternativas a subir la cuota al cliente final” te explicaba algunos ejemplos para este punto pero aprovecho el programa de hoy y te doy algunas pinceladas. En primer lugar, si no quieres tocar la cuota mensual, no la aumentes con servicios adicionales mensuales. Crea servicios que sean de cuota anual y que complementen las necesidades del cliente. Por ejemplo, revisar las notificaciones de todo el año, que gracias a nuestro programa de vigilancia y supervisión de notificaciones es una tarea automática, se podría facturar de forma anual de tal forma que el cliente siga con la cuota mensual actual. Evidentemente el cliente podría supervisar esas notificaciones y se lo vamos a indicar así pero seguro que al darle la opción de una cuota al año frente a entrar al buzón a diario con las sanciones que están asociadas si no lo hace seguro que aceptará nuestro servicio. Otro servicio podría ser realizar la protección de datos que también tenemos una aplicación integrada con el resto que automatiza y genera la documentación que necesitamos realizar. También podemos gestionar la documentación de la prevención de riesgos laborales como complemento a la empresa de prevención. Tenemos también una excelente solución para este tema. Otro servicio podría ser el envío de las nóminas mediante firma electrónica o el registro de la jornada a través del móvil de cada empleado. Estos servicios que además están muy vinculados con la tecnología no dará por un lado una muy buena imagen al despacho y por otro aumentará lo que se llama “vinculación tecnológica” que hará más difícil que el cliente pueda marchar a otro despacho que no le ofrezca todas estas posibilidades. Conclusiones Y ya para concluir, como hemos visto en el episodio de hoy, estas son las tres patas del despacho en la que descansa el éxito y la falta de una de ellas hará más difícil conseguir los objetivos de futuro que seguro te has marcado. Y te preguntarás cuál es la cuarta pata, y que es tan importante como el resto. Pues eres tú, que tienes que liderar los cambios necesarios para conseguir ese entorno positivo con las personas del equipo, proveer de la tecnología necesaria para un buen desempeño y dotarlo con una cartera de servicios pensando en el bienestar de tus clientes. ¡Deja un comentario y nos escuchamos en el siguiente episodio!

10:15

S01:E13 Nov 20, 2022

#013 ¿Cuándo es el momento de cambiar de programas?

Pulsa en este enlace para ver las notas completas del episodio. Hoy vamos a tocar un tema muy importante para cualquier asesoría o despacho profesional y es la posibilidad, y a veces la necesidad, de cambiar de programas. Como sabes, las aplicación de laboral, fiscal, gestión y el resto de aplicaciones conforman la principal herramienta de trabajo y la decisión para cambiarla es una de la más importante. ¿Cuándo es el momento de cambiar de programas? Por ese motivo y en base a mi experiencia en los cambios de programa te voy a explicar cuáles son los aspectos que te debes de basar para tomar esta decisión. Voy a dividir esta exposición en 3 partes para indicar los parámetros a tener en cuenta. En primer lugar por determinadas alertas que deben disparar el planteamiento de cambio. En segundo lugar para escapar de determinadas situaciones que perjudican mucho al despacho. Y en tercer lugar, por el momento ideal para dicho cambio. Alertas de aviso para el cambio de programas Hay determinadas señales que nos deben indicar que el cambio de programa se acerca. Las voy a ir enumerando y también te las voy a poner en las notas del episodio. Soporte deficiente. Si no tenemos buen soporte, si cuando necesitamos precisamente que se resuelvan los problemas asociados al uso de los programas no encontramos respuesta, esto ya nos tiene que indicar que debemos cambiar. Si te ponen la musiquita en un 902, anota en un papel: tango que cambiar de programa. Y es porque tendrías un coste indirecto importante que no estaría contemplado en tu tarifa plana. Ese coste lo tienes que sumar al precio de mantenimiento. Adaptación a los cambios legales. Si tu software actual no se adapta o lo hace tarde a los cambios legales es una clara señal de cambio. Falta de integración. Si carece de herramientas que unifiquen el trabajo y nos pide que pongamos el mismo dato en diferentes partes de la aplicación es señal clara de falta de unificación que pagan los trabajadores del despacho con tiempo de trabajo. Falta de compatibilidad. Si tu software no permite ejecutarse en la versión actual de Windows y necesita que utilices una versión de hace 10 años, eso te confirma el tiempo de retraso que llevas para cambiar de programa. Falta de cercanía. Y esto es una de las razones que más me dicen los clientes antes del cambio y es confiesan que sienten de cara a otras compañías de software como un código de cliente y nada más. Situaciones que determinan un cambio de programas En este apartado, lo que más me encuentro son despachos que por unas razones o por otras cuentan con un programa de fiscal de un fabricante, el programa laboral de otro y la gestión con un programa no específico para despachos. Esta situación es terriblemente poco eficiente y se pierde muchísimo tiempo en traspaso de datos, en dar de alta varias veces el mismo dato entre diferentes aplicaciones. Se cometen muchos errores y se ha de dedicar mucho tiempo a supervisar todo el proceso. Cuando no se tienen estas tres principales aplicaciones (laboral, fiscal y gestión) unificadas es una señal inequívoca de cambio de programa y demás añadiría, con carácter urgente. Otra situación que implicaría un cambio sería la falta de herramientas de productividad. Si no se puede ofrecer la posibilidad de que tu cliente final pueda con el móvil o el ordenador escanear las facturas para que te lleguen a su contabilidad en el despacho de forma automática o por ejemplo, que puedas contabilizar automáticamente una hoja de cálculo que cumplimenta el cliente o exporta de su programa de gestión ya es momento del cambio. Y voy más allá, si no puedes ofrecer a tu cliente que pueda conectar el software de gestión directamente para que las facturas de compra y venta, así como los cobros y pagos presenten en su contabilidad en tu despacho estás perdiendo un valioso tiempo haciendo todo eso a mano. Y esto es en el plano fiscal, en el laboral podemos hacer que cuando se de de alta un empleado el contrato se pueda firmar desde el móvil, tanto el empresario como el trabajador, registrar la jornada laboral desde una APP conectada a la aplicación en el despacho. La falta de todas estas herramientas de productividad ya debería ser una señal para modernizarse y dar el cambio. ¿Cuál es el momento de hacer el cambio? Esta es la pregunta del millón. Tiene una respuesta fácil pero es difícil de explicar. Por todo lo visto anteriormente, lo más indicado es hacer el cambio “LO ANTES POSIBLE” para evitar la pérdida de dinero asociado a la falta de prestaciones comentadas. Pero el sentido arácnido de cada asesor le alerta que, evidentemente, justo antes de un trimestre no parece la fecha más adecuada y yo comparto esa idea. Pero el resto de tiempo es posible ya que podemos traspasar en la mayoría de los casos la información e históricos de las aplicaciones más populares. Aún así, el mes que más le gusta a los despachos para hacer el cambio es en noviembre porque de esa forma se forman en la nueva aplicación y ya comienzan el nuevo ejercicio con el cambio realizado. Siempre me encuentro con la situación en la que se me pide traspasar dos o tres empresas para luego traspasar el resto al comienzo del nuevo año pero en aproximadamente 2 o 3 semanas me piden traspasar el resto porque la curva de aprendizaje que es muy rápida. ¿Cómo sería un cambio de programas? Voy a realizar un paralelismo de como sería un cambio de programas. Imagina que tienes que hacer una reestructuración del despacho para aprovechar el espacio. La entrada quedaría espectacular, los trabajadores trabajarían mejor y los clientes estarían encantados. Pero como sabes que meterse en obras es alterar el flujo de trabajo actual lo retrasas una y otra vez. Te pones cualquier excusa para pasar la obra al mes siguiente, aun sabiendo que es lo mejor para el despacho. Un día dices, ¡ya está! Mañana empezamos y entonces el día a día se altera porque ahora ya no se pueden hacer las mismas cosas, se ha alterado la tranquilidad. Incluso llegas a pensar que podrías haberlo retrasado un mes más. Pero cuando todo termina, miras el “nuevo trabajo”, la nueva disposición, la eficiencia, lo bien que se trabaja ahora y te preguntas: ¿por qué no lo hice antes? Conclusiones Busca el software por su soporte y luego por sus prestaciones y si te sientes identificado con algunas de las razones que te he explicado aquí recuerda no dejar para mañana lo que ayer dejaste para hoy. Por cierto, me gustaría escuchar tu opinión sobre cuándo es el momento de cambiar de programas así que ponlo en los comentarios o ponte en contacto conmigo. Me puedes encontrar tanto en Telegram, Twitter y YouTube como @SALITEL y en la página de contacto de salitel.com ¡Nos escuchamos en el siguiente episodio!

7:00

S01:E12 Nov 13, 2022

#012 Transición generacional en asesorías

Pulsa en este enlace para ver las notas completas del episodio. El programa de hoy ha sido inspirado por una conversación reciente con una asesora en el que hablamos sobre la situación de los despachos en el momento en el que dos generaciones están condenadas a entenderse a la hora de liderar la asesoría. Aunque es inevitable hablar de tensiones y dificultades, permíteme que empiece con algo positivo en relación con este asunto. Seamos positivos Realizar el traspaso generacional de un negocio a la siguiente generación es un éxito personal y profesional del empresario, digamos veterano, que a veces no es valorado por la siguiente generación. Y aunque esto va por barrios, al final no queda otra que entenderse y hacer un acto de generosidad por ambas partes intentando por todos los medios pensar en el futuro del despacho y de las familias que dependen de el. Visto desde la veteranía Desde el punto de vista veterano, me he encontrado mucha resistencia a cambios sugeridos por la siguiente generación. Normalmente, me encuentro con la frase: “Muy mal no lo habré hecho cuando he tenido abierto el despacho, veinte, treinta o cuarenta años”. Y no le falta razón, porque seguro que ha asesorado a cientos de empresas y ha visto abrir y cerrar a muchas empresas mientras el despacho seguía al pie del cañón. Pero de la misma forma que en su momento era inviable crecer o simplemente mantenerse llevando una contabilidad con máquina de escribir y el fax como herramienta de comunicación y todo el mundo tuvo que evolucionar ahora mismo también hay margen de mejora que no hay que dejar pasar. Desde el punto de vista de la nueva generación Mirando desde el prisma de la siguiente generación, algunas veces me encuentro con una aptitud disruptiva y eso produce mucha fricción. Y no es que le falte razón, es necesario hacer los cambios, pero todo tiene que ser armonizado. Tenemos que ser capaces de sumar tradición más innovación. Las nuevas generaciones tienen un as en la manga y es la energía para adaptar el despacho a los retos que se presentan en la actualidad. Uso de la tecnología Tenemos una competencia feroz que nos obliga a ser eficaces en nuestro trabajo. Ya no se cuentan con los mismos márgenes, se tiende a incluir en la cuota cada vez más servicios, los costes han aumentado mucho y no hacer nada no es una opción. Y en esta tarea tenemos la tecnología de nuestro lado. La automatización de procesos nos va a permitir consolidar el futuro del despacho y para esa tarea es indispensable que la nueva generación se ponga manos a la tarea. Entendimiento y sentido común Lo ideal es aplicar el sentido común, serenidad, análisis y afrontar los cambios necesarios que hay que realizar teniendo en cuenta, principalmente, atender lo que quiere el cliente. Y en este sentido, tenemos por un lado una cuota intocable y por otro lado un cliente que quiere todo incluido en ella aunque el trabajo realizado sea mayor. Y también por otro lado, tenemos a la administración que no lo pone fácil y que, al final, parece que trabajamos para ella. ¿Y qué podemos hacer? Nosotros tenemos, por un lado establecer nuevos servicios como te comenté en el episodio #003 Aumenta los ingresos del despacho sin subir la cuota de tu cliente y por otro lado optimizar los procesos. Voy a poner algunos ejemplos: Si nuestro cliente tiene ya una estructura administrativa, podemos trasladarle la parte contable para que tenga en tiempo real el estado de las cuentas. Esto genera mucho miedo a los despachos porque se tiene la creencia de que dejarán de contar con nuestros servicios y eso es un error. Las empresas muchas veces necesitan tener la información en unos plazos que no le podemos ofrecer y trasladarle esa parte quedando con la parte de consultoría y evidentemente conectando el sistema contable con el despacho conseguiremos aliviar la carga de trabajo del despacho. Evidentemente esto no lo podemos hacer con clientes pequeños. Para clientes pequeños, podemos optar por conectar el programa de facturación del cliente final con el despacho. De esa forma, nos ahorramos la contabilizar las facturas de compra y venta, así como los cobros y los pagos. También podemos entregar una App al cliente final para que pueda escanear (lo que viene siendo hacer una foto) las facturas para que automáticamente se presenten en la contabilidad de ese cliente en el despacho. Todo esto representa un enorme ahorro de tiempo que podemos dedicar a analizar con más detalle a los clientes, poner en marcha la web y escribir artículos, captar más clientes que compensen la subida de cuotas, etc. etc. Conclusiones Estar en el punto de transición donde dos generaciones conviven en el día a día en un despacho es un éxito personal de todos, por un lado tenemos la veteranía que da la experiencia y que nos permite no cometer errores del pasado como el aporte de energía, nuevas formas de hacer y optimizar los procesos que hay que llevar a cabo para que el despacho dure tanto como para que otra nueva generación vuelva a hacerse cargo y ese, sí que es un reto muy difícil. La combinación de Tradición + innovación es el secreto para que este desafío generacional acabe en buen puerto. ¿Y tú? ¿Te encuentras actualmente en un proceso de transición generacional? Pues déjalo en los comentarios.

7:32

S01:E11 Nov 6, 2022

#011 ¿Cuántos monitores hacen falta en una Asesoría?

Pulsa en este enlace para ver las notas completas del episodio. No quería dejar el tema del monitor como parte de la mejora del equipo que traté en programa de la semana pasada (#010 Cómo mejorar los equipos del despacho). El monitor se merece un episodio dedicado en exclusiva. Y es que una mejora en este concepto representa un salto cualitativo en la productividad de la persona que trabaja en ese puesto. ¿Pero cuantos monitores hacen falta? Lo primero y más importante: pon un segundo monitor. El cambio en la productividad es espectacular. Ya no podrás trabajar de otra forma. Es el cambio que más impacta en la configuración del puesto de trabajo. No solo notarás un aumento significativo de la productividad cuando trabajas con dos monitores sino que te permitirá trabajar con documentos temporales directamente en la pantalla en lugar de imprimirlos. Y eso representa un ahorro de costes y de tiempo. Además, la tecnología ha mejorado muchísimo y ahora es mucho más cómodo estar muchas horas delante de una pantalla sin tener los ojos rojos como si estuvieras pelando cebollas. Existen monitores tan grandes como la suma de dos monitores pero no lo veo práctico por varias razones. Por un lado, si se nos rompe nos quedamos sin nada y por otro, el tener dos monitores nos puede permitir girar una de las pantallas hacia el cliente si lo tenemos delante mientras mantenemos la privacidad del contenido de la otra pantalla. En el caso de trabajar con ordenadores en la nube o escritorios virtuales, te permite poder el equipo remoto en un monitor y trabajar en local con el otro. El poder organizar cada cosa en una pantalla o tener un documento permanentemente en un monitor mientras lo leemos y trabajamos en otro en el otro monitor es una delicia. Ya digo, si pruebas trabajar así, no volverás a hacerlo con un monitor. Tamaño de la pantalla Ahora vamos a ver el tamaño de la pantalla. Sin duda es el aspecto más relevante, yo recomiendo un mínimo de 25 pulgadas. Muchas veces me sorprendo, cuando me conecto remotamente a un cliente para ayudarle, como su pantalla representa una ventana muy pequeña en el monitor, que es de 27 pulgadas y pienso lo tedioso que tiene que ser trabajar en esas condiciones. Algo que nos puede limitar el tamaño de la pantalla es precisamente el espacio de nuestra mesa de trabajo pero si puedes, aunque sea a mínimos, pon esos dos monitores de 25 pulgadas. Ahora después te explico otra configuración que puede que ocupe menos espacio. Ventajas en el día a día Ya he explicado que pasar de uno a dos monitores es muy productivo. Mucho más que cambiar de un monitor pequeño a otro grande. Se estima que el aumento de productividad está entre un 20% a un 40%. Ahora te enumero otras ventajas. – Amplía el área de trabajo Permite tener varias ventanas visibles al mismo tiempo en pantalla. – Reduce los tiempos de trabajo El hecho de no tener que estar cambiando de ventana para ver el dato de otro documento permite finalizar las tareas en menor tiempo. – Organización de tareas La posibilidad de repartir el trabajo en varios monitores permite trabajar mucho más estructurado. Podemos tener el correo electrónico o Telegram en un monitor mientras trabajamos en otro con varias ventanas visibles al mismo tiempo. – Comparación de documentos O bien para cotejar documentos o para crear un documento partiendo de la información de otro, la posibilidad de verlo todo al mismo tiempo es algo genial. – Flujo de trabajo El flujo de trabajo con dos monitores de, como mínimo, 25 pulgadas es mucho más fluido y rápido. – Disminuye el estrés Al evitar tener tantas ventanas superpuestas se disminuye el estrés . Monitor vertical Y si ya creíamos que estaba todo dicho, aun queda algo más disruptivo. El monitor vertical. La mayoría de monitores en la actualidad permite girar la pantalla de tal manera que represente en mejor medida lo que viene a ser una hoja de papel. Esta disposición permite una mejor lectura de documentos. Una configuración así podría ser con un monitor horizontal para el trabajo principal y luego, a la derecha o a la izquierda según cada uno, un monitor vertical para la lectura de documentos o para poner varias aplicaciones como lo haríamos en el monitor puesto en horizontal. Para despachos, esta configuración puede ser muy interesantes. Mi configuración ¿Y cómo lo tengo yo? Yo uso tres monitores o quizás sería mejor decir 2+1 Mi equipo es un portátil de 13 pulgadas al que le he puesto dos monitores de 27 pulgadas. De esa forma reparto las aplicaciones con los dos monitores y el del portátil tengo el correo electrónico, el Telegram y la agenda. Conclusiones En resumen, analicemos la situación de cada puesto de trabajo para realizar el cambio de monitor y su ampliación con un segundo monitor. No esperemos a que el monitor se rompa porque debemos pensar en la productividad ante todo. Si no podemos hacerlo de golpe con todos los puestos del despacho, pues poco a poco nos vamos planteando los cambios. No entro en las características técnicas porque eso ya lo podéis consultar con vuestro informático de hardware. Sólo diré que tenga buena resolución y contraste.

8:59

S01:E10 Oct 30, 2022

#010 Cómo mejorar los equipos del despacho

Pulsa en este enlace para ver las notas completas del episodio. Has terminado el trimestre y tienes la sensación de que el ordenador no te ha funcionado con la agilidad de antes. Posiblemente no ha sido algo inmediato pero cuando hay un trabajo exigente como puede ser un trimestre es cuando uno le pone el foco a este tipo de problemas. Principal estrategia de cómo mejorar los equipos del despacho En líneas generales, el mejor consejo de cómo mejorar los equipos del despacho es precisamente mantenerlos actualizados progresivamente. No dejes que los equipos se queden obsoletos porque podría venir una actualización del software o del sistema operativo que exija una característica o un rendimiento específico y te des cuenta de que todos los equipos que tienes se han quedado obsoletos. La mejor estrategia para para mantener adecuadamente actualizados los equipos es cambiar anualmente algún equipo. De esa forma, poco a poco, tendremos actualizado todos los equipos del despacho a un coste razonable. ¿Qué aspectos hay que comprobar? No todo se reduce a comprar el último equipo disponible. También podemos actualizar los equipos que ya tenemos para darle una segunda vida. Esta solución, evidentemente, es mucha más económica que hacer la compra de un equipo nuevo. Vamos a poner el foco en los siguientes 3 aspectos que representa una mejora notable en las prestaciones de nuestros equipos: Memoria RAM Disco Duro Conexión de Red ¿Por qué mejorando estos aspectos de nuestro equipo mejoraremos notablemente su rendimiento? Pues voy a detallar las razones por las que necesitamos revisar y actualizar estos componentes. Memoria RAM En primer lugar tenemos la RAM. La memoria RAM es la que almacena temporalmente los programas y documentos que tenemos abiertos. Cuando abrimos más programas y documentos que la capacidad que tiene la RAM de nuestro equipo, Windows guarda la parte de la memoria que utiliza los documentos que tenemos abiertos pero que no estamos trabajando y lo guarda en el disco duro para poder liberar esa memoria para permitir abrir más documentos. Esto está bien porque nos permite abrir o trabajar con archivos y programas más grandes pero tiene un alto precio y es que al hacer ese intercambio entre la memoria RAM y el disco duro se pierde mucho tiempo y eso se traduce en lentitud en el trabajo. Y aquí está la primera actualización que podemos hacer a nuestro equipo. Si aumentamos la RAM, notaremos un aumento de velocidad ya que evitaremos que el ordenador tenga que hacer ese intercambio con el disco duro. Disco Duro Hablemos ahora del disco duro o quizás mejor llamarle como “unidad de almacenamiento” y ahora explicaré por qué. El disco duro es el componente que almacena toda la información y aplicaciones con las que trabajamos. Esto seguro que ya lo sabes. Lo que puedes no saber es que hay varios tipos de disco duro. El más antiguo, es el HDD o disco mecánico. Si tienes este tipo de disco estás de enhorabuena. Y es que aunque es el peor disco duro en estos momentos, es el que más margen de mejora tiene. Con sólo cambiar este disco vas a creer que te has comprado un nuevo ordenador. Otro tipo de almacenamiento es el Disco SSD. Este realmente no es un disco. Su nombre viene de su acrónimo en inglés que significa “Unidad de Estado Sólido”. Las unidades SSD son tremendamente rápidas al carecer de piezas móviles como es el caso de los discos duros y esto nos permite trabajar a mayor velocidad, permitirá que el intercambio de memoria con el disco que hemos visto antes, si fuera necesario, sea mucho más rápido y en general el equipo funcionará mejor. ¿Y si tan bueno es el tipo SSD por qué no se utiliza siempre? Si bien ahora ya es normal que todos los equipos vengan con el SSD como unidad de almacenamiento podremos encontrar sistemas de almacenamiento que utilicen el disco duro tradicional básicamente porque es mucho más barato. Es decir, para trabajar es imprescindible utilizar el disco más rápido pero quizás para almacenar una copia de seguridad que programamos por la noche nos va a dar igual si es en un disco más lento, valorando más la capacidad. Conexión de red Le toca el turno a la conexión de red. Normalmente trabajamos en red con un equipo que es el servidor y los demás puesto accedemos a la información que comparte y de esa forma en trabajo del despacho permanece sincronizado. Pero aquí también podemos tener posibilidades de mejora. La red puede funcionar a varias velocidades, normalmente 100Mbps, 1Gbps o 10Gbps. Habitualmente nos encontraremos con redes de 100Mbps o 1Gbps. Y aquí nos encontramos con varios posibles escenarios, pero antes, voy a hacer una premisa. Si dos equipos se comunican entre si, la red funcionará a la velocidad del más lento. Teniendo en cuenta esto, podría ser que tengas un ordenador con una tarjeta de red de 1Gps pero tu concentrador, switch o hub sea de velocidad de 100Mpbs. En ese caso, si es el concentrador, toda la red del despacho irá lenta o mejor dicho, no aprovechará la capacidad que tienen las tarjetas de red de los equipos. También podría ser al revés, tener una red a 1Gbps y tu equipo tenga una tarjeta de red de 100Mbps. En este caso, sólo tu equipo será el afectado por la falta de velocidad. Mi consejo en este apartado de conexiones de red es que revises que tanto el servidor como los puestos cuente con una tarjeta de red de 1Gbps y que el concentrador, switch o HUB sea también de esa velocidad. Y si tienes que cambiarlo, pon un switch en lugar de un HUB porque aprovecha mejor la velocidad de la red. Otras mejoras Hay otra mejora que puedes hacer a los equipos de tu despacho y que mejora enormemente la productividad está relacionada con el monitor pero eso mejor lo dejo para otro episodio. Resumen Para resumir, nuestros equipos son nuestra herramienta de trabajo y tenemos que tenerlas a punto y actualizadas y para eso debemos tener una estrategia. Por un lado, y dependiendo de cada caso, cambiar cada año un equipo y rotarlo entre usuarios si es necesario. Esto permitirá que no te quedes con tus herramientas obsoletas y tengas que cambiar a la fuerza varios equipos a la vez por exigencia del avance de las nuevas tecnologías. Un paso intermedio, puede ser actualizar el equipo. Es una opción más económica que comprar uno nuevo y permite darle una segunda oportunidad. Para ello, revisaremos y ampliaremos la memoria RAM, cambiaremos si fuese necesario el disco duro a SSD y revisaremos que la tarjeta de red y la red del despacho es de, como mínimo, de 1Gbps. Da mucho gusto trabajar con equipos actualizados, el trabajo sale mejor y todo el mundo está contento. Mantener tus equipos al día también te protege de los problemas que hablamos en el episodio 2 de este podcast (#002 Evita estos 3 potenciales desastres en tu Asesoría)

10:51

S01:E09 Oct 23, 2022

#009 Herramientas gratuitas para tu copia de seguridad

Pulsa en este enlace para ver las notas completas del episodio. No hay nada más importante que la copia de seguridad Si te soy sincero, este era el primer tema a tratar cuando puse en marcha este podcast pero como tenía ya tenía un artículo hablando del tema en el blog (Copias de seguridad: Consejos a tener en cuenta) pues fue perdiendo puestos hasta ahora, que te traigo estas herramientas gratuitas para tu copia de seguridad. No hace falta que te diga que es lo primero que tienes que poner en marcha, revisar y supervisar para protegerte de cualquier desastre que pueda ocurrir en el despacho. En episodios anteriores te he comentado que es la última defensa que tenemos ante desastres, como rotura de equipos o virus y en el programa de hoy te voy a comentar un par de herramientas gratuitas para tu copia de seguridad para automatizar las copias de seguridad. Hago un inciso serio, no confíes nunca en tu memoria o hábitos para realizar la copia de seguridad. Yo sé que no vas la vas a realizar, tú sabes que tampoco. A lo sumo, y siempre después de un desastre, vas a estar una semana haciendo copias manuales. Después, el día a día te come y lo vas dejando para más tarde. Yo siempre digo: “No dejes para mañana lo que ayer dejaste para hoy” Herramientas gratuitas para tu Copia de Seguridad Vamos a ver dos herramientas para realizar estas tareas, por un lado Cobian Backup que ahora se llama Cobian Reflector que es una aplicación gratuita muy conocida por los técnicos informáticos y por otro lado Drive de Google que vimos en parte en el episodio 5 (#005 Aplicaciones Google para asesorías). Enlaces oficiales: Google Drive Cobian Reflector Características de Cobian Reflector Y ahora te voy a explicar las características de Cobian Reflector. Lo primero es que es una aplicación en la que poder programar varias tareas de copias de seguridad y que consume muy pocos recursos. En cada tarea de copia de seguridad podremos definir si es completa, incremental o diferencial. Podemos activar una instantánea de volumen para mantener la estructura de los ficheros que puedan estar en uso. Nos va a permitir, seleccionar todas las carpetas y ficheros que queramos incluir en la copia como origen y en la misma tarea nos permite seleccionar uno o varios destinos para esos archivos. Es decir, que con una tarea podremos hacer copia en un disco duro externo y a su vez en otra carpeta del disco duro. Parece que no tiene sentido hacer una copia en el mismo equipo y en parte es así pero luego te explico como qué utilidad puede tener. Evidentemente, el objetivo es sacar la información al exterior para poder restaurarla en caso de necesidad. ¿Y cuándo hacemos la copia? Pues la aplicación nos permite seleccionar todas las posibilidades: diario, semanal, mensual, ciertos días a la semana, al encender el equipo, al apagar. Incluso permite realizar una copia cada cierto número de minutos y también permite que la copia sea manual. En este caso seríamos nosotros los que tendríamos que darle al botón de iniciar la tarea de respaldo. Esta opción, evidentemente no es la recomendable. La opción más resultona, y de esto no hay nada escrito, es la diaria y por la noche. Así, cada día veremos un correo electrónico con el resultado de esa copia. Y es que permite configurar nuestro correo en la configuración para que nos envíe el correo a una hora determinada o cuando finalice la tarea. Podemos crear una copia normal o en un directorio distinto por cada copia. En este último caso, podremos decidir cuántas copias queremos conservar para que no se nos llene el disco de respaldo. También podremos comprimir y cifrar los archivos en el destino con una contraseña que será necesaria en el caso de que se desee restaurar ese archivo. Otra de sus características es que permite filtrar para que se copien o se excluyan en la copia los ficheros que cumplan una condición, que puede ser, por nombre, extensión, tamaño del archivo, fecha o carpeta donde está ubicado. Así podríamos copiar la carpeta principal de nuestra aplicación y luego excluir algún subdirectorio que sepamos que contiene sólo ficheros temporales. Existe la posibilidad, y esto es genial, de poder ejecutar ciertos eventos antes y después de cada copia. Te pongo algunos ejemplos: Ejecutar o cerrar alguna aplicación Ejecutar y esperar a que termine la aplicación Iniciar o detener algún servicio del sistema Ejecutar algún comando del sistema Hacer una pausa Cuando ha terminado la copia, también nos permite ciertos eventos adicionales, como por ejemplo: Eliminar contenido de la carpeta origen Eliminar el origen Iniciar otra tarea de copia Poner el equipo en modo de suspensión o hibernación Apagar o Reiniciar el equipo Cobian Reflector también mantiene un registro de las copias realizadas a efectos de auditoría y un registro detallado de cada copia. Y como he dicho antes, todo esto, de forma gratuita, aunque es una buena idea de que si te es útil, hagas una pequeña donación a Luis Cobian, que es su autor. Antes he mencionado que podríamos crear una copia de seguridad en el mismo disco duro aunque parezca no tener sentido porque si se rompe el disco duro perdemos también la copia pero ahora veremos para qué podemos usar esto. Drive de Google Con Google Drive podremos crear una unidad de disco que estará sincronizada con la nube. Es muy útil junto con el resto de aplicaciones que ya te comenté en el episodio 5. Si nuestros documentos están dentro de ese espacio, automáticamente se copiaran en la nube. Es decir, presentamos una declaración y guardamos el pdf en la carpeta del cliente y en un segundo la tenemos copiada a la nube. Con esto tendríamos una copia instantánea de todos los documentos que usemos en la asesoría. Instalar aplicaciones en el directorio de Google Drive Pero ¿y si instalamos las aplicaciones en ese espacio? ¿También realizará la copia de todo lo que hagamos? En realidad si, pero nos vamos a encontrar con un problema grave. Si incluimos las aplicaciones de trabajo principales, como la nómina o la contabilidad vamos a provocar que el sistema no pare de subir la base de datos completa a la nube. Esto se debe a que aunque hagamos un asiento, este se graba en una base de datos que contiene el resto de asientos por lo que se vería obligado a subirlo/copiarlo a la nube constantemente. Esto provoca que todo se ralentice, tanto en el servidor porque estará por el proceso de copia como en el caudal de red y de internet por la subida de la información. Para eso instalaremos las aplicaciones en un directorio fuera del alcance de la unidad virtual que crea Google Drive que es donde guardaremos los documentos y usaremos Cobian Reflector para realizar en una carpeta aparte que podemos crear nosotros y que vamos a incluir además en la copia de Google Drive. Conclusiones Resumiendo, si necesitas herramientas gratuitas para tu copia de seguridad, podrás hacer lo siguiente: Utilizar Google Drive para crear la unidad virtual que se sincronizará con la nube donde guardaremos nuestros documentos. Instalaremos nuestras aplicaciones en directorios distintos a los que ha utilizado Google Drive. Crearemos un directorio que llamaremos COPIAS o BACKUP añadiremos ese directorio a la lista de carpetas que Drive sincronizará con la nube. Utilizaremos Cobian Reflector para copiar cualquier información que queramos de nuestro equipo y como destino pondremos esa carpeta COPIAS y además con discos duros externos. Cuanto más dulce mejor. Y si cambias periódicamente los discos de copia, mejor. De esa forma mientras trabajamos con las aplicaciones no forzará la sincronización pero cada vez que se ejecute la tarea de copia se provocará que se sincronice con la nube. En cualquier caso, si tienes alguna duda, ponlo en los comentarios y te intento ayudar.

6:40

S01:E08 Oct 16, 2022

#008 Cómo realizar la facturación del mes en 10 segundos

A veces nos complicamos nosotros mismos pero si hacemos estos cambios podremos realizar la facturación del mes en 10 segundos.

10:48

S01:E07 Oct 9, 2022

#007 Alerta Asesoría: Protégete de estas amenazas

Activa todos tus sentidos, fórmate y protégete de estas amenazas que te llegarán por email, la herramienta más utilizada en el despacho.

6:25

S01:E06 Oct 2, 2022

#006 Cómo mejorar la imagen digital de tu asesoría

No descuides estos detalles que son importantes para mejorar la imagen digital de tu asesoría o despacho. Todos los detalles son importantes.

15:14

S01:E05 Sep 25, 2022

#005 Aplicaciones Google para asesorías

Aprende cómo puedes utilizar las aplicaciones Google para asesorías en tu despacho y ayudarte de ellas para aumentar la productividad.

9:10

S01:E04 Sep 18, 2022

#004 Diferencia entre Firma Electrónica y Firma Digital

Aprende la diferencia entre Firma Electrónica y Firma Digital y cuándo puedes aplicar cada una en tu asesoría.

10:41

S01:E03 Sep 11, 2022

#003 Aumenta los ingresos del despacho sin subir la cuota de tu cliente

Descubre cómo aumentar los ingresos de tu asesoría sin aumentar la cuota que paga tu cliente final.

8:06

S01:E02 Sep 4, 2022

#002 Evita estos 3 potenciales desastres en tu Asesoría

Si algo puede salir mal, al final ocurrirá. Aquí tienes 3 potenciales desastres reales que podrían ocurrir en tu Asesoría y cómo puedes prepararte para solucionarlos.

6:52

S01:E01 Sep 1, 2022

Diario Asesor: El podcast para Asesorías y Despachos Profesionales

Lanzamos “Diario Asesor”, el Podcast para Asesorías y Despachos Profesionales sobre Tecnología, Productividad y todo lo relacionado con tu asesoría o despacho profesional.